Análise de processos internos: quanto tempo demora e quanto custa fazer?

Quem gerencia os trâmites de uma empresa sabe a importância de ter processos bem estabelecidos e estabilizados. E é a análise de processos internos que permite com que isso seja sempre otimizado, melhores decisões sejam tomadas e, claro, a lucratividade aumente. Saiba como fazer. 

O que são processos internos?

Quando se estabelece uma organização, o passo seguinte a ser dado é estabelecer como tudo vai funcionar. Esses são os processos internos: a organização de tarefas de forma cronológica para que todas as entregas sejam executadas de forma constante, sem que haja gaps ou erros.

É mais simples tê-los estabelecidos do que não. E isso em todos os setores. Por exemplo, a forma como o setor de utilities vai mensurar os gastos com luz e água. Como acontece esse processo na empresa? Está bem desenhado? Tem começo, meio e fim?

Para estabelecer  um processo interno é importante que esteja claro: ele tem um evento que inicia, seguido de atividades sequenciais e um evento de término, sempre nessa mesma ordem. Por quê? Porque ele passa a ser escalável e mensurável.

Como estabelecer e fazer a análise de processos internos?

A sequência de processos estabelecidos é o que vai fazer a empresa ter base de análise, que deve levar em consideração: 

  • todos os processos que estão envolvidos
  • todos os participantes desses processos
  • as informações trocadas
  • toda a documentação do trâmite

E essa última parte é extremamente importante: documentar.  O grande nome da administração, Peter Drucker, tem a célebre frase “o que não se gerencia, não se mede”. E para otimizar os processos e aumentar a lucratividade é fundamental saber medir. Mas como fazê-lo?

  1. Mapeie os processos: faça um apanhado geral de cada micro atividade. Peça auxílio para as lideranças de cada área. Ao mapear os processos de uso de utilities, tenha em mãos o que tem entrada na empresa, o que tem saída e qual setor está fazendo aquele consumo.
  2. Monitore e otimize: nessa fase, você deve contar com ferramentas de análise. Quais são as que você tem hoje em dia em que pode confiar? Dados são tudo. Você consegue identificar os seus para otimizar?
  3. Identifique as falhas: você vai observar os erros, por onde está, por exemplo, escapando dinheiro. E será capaz de otimizar o processo.
  4. Formalize e automatize os processos: ao fim do primeiro teste, formalize. Comunique à equipe o processo estabelecido e a análise de processos internos que está sendo feita.

Quanto custa fazer a análise de processos internos?

Fazer uma análise de processos pode custar um pouco caro, se você não tiver profissionais com a expertise de observar analiticamente onde estão os gastos e onde estão os investimentos.

Isso porque a análise passa por detalhes muito técnicos e específicos, como a leitura adequada de faturas de energia, por exemplo. Hoje em dia, alguém da sua equipe consegue mapear todos os pontos de melhoria no uso de energia? Sabe apontar o que quer dizer cada número e para onde vai cada centavo investido, onde pode ser economizado e o que pode ser otimizado?

Bom, a análise de processos internos é um grande ativo de lucratividade pois, a partir do momento que estão estabelecidos, a tendência é que os gastos desnecessários diminuam. 

Agora, quanto tempo demora para ser feito? Depende. Depende do tamanho da equipe, do empenho e knowhow do gestor. A melhor solução é terceirizar a análise de processos internos e, partindo daí, conseguir mapear otimizações. 

A terceirização de análise de processos internos permite com que você conte com profissionais especializados no assunto e que façam uso de ferramentas específicas para averiguação de falhas. Estima-se que com uma terceirização, os custos com utilities cheguem em média de 70%

Uma das expertises da Eccosave é promover essa análise, apontando os gastos indevidos e otimizando seus custos. O retorno sobre investimento é surpreendente. Grandes empresas fazem isso. E então? Como você está fazendo por aí? Se quiser saber um pouco mais é só entrar em contato:

Quero saber como diminuir custos em análise de processos

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