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Custos operacionais: saiba para onde o dinheiro da empresa está indo

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custos operacionais

O gerenciamento de um negócio envolve decisões importantes que devem ser baseadas em dados precisos. Os primeiros dados a serem levantados para manter as contas saudáveis são os de custos operacionais.

Você sabe exatamente quais são os custos operacionais com os quais está lidando para tomar as decisões mais acertadas na sua gestão? Siga lendo e entenda como identificá-los, calculá-los e, por fim, entender como seu faturamento pode ser otimizado com o gerenciamento desses custos.

Defina os custos operacionais na sua empresa

Custos operacionais são todas as despesas que permitem que o negócio funcione. Neles, devem estar contidos todos os elementos sem os quais seria impossível dar início à produção, como:

  • Luz, água, gás, internet, telefone
  • Folha de pagamento de funcionários
  • Compra de matéria-prima
  • Aluguel
  • Custeio de viagens entre outros 

Ou seja, são recorrentes e alguns são não-recuperáveis.

Assim, a primeira tarefa é delimitar esses custos. Eles podem ser fixos ou variáveis: contas de luz e água, por exemplo são custos fixos, apesar de poderem ter uma variação. Nesse caso, é preciso deixar uma margem para menos e para mais.

A promoção de membros da equipe ou viagens de negócios podem ser considerados custos variáveis, no entanto, devem ter previsibilidade. Sim, custos variáveis devem ter previsibilidade e margem, para você não ter surpresa no resultado do final do mês.

Custos são diferentes de investimento. Assim, fazer um levantamento de necessidade de treinamento de um time, por exemplo, e custear esse treinamento é um investimento. Adquirir novos softwares para melhorar a performance também é um investimento.

Como calcular meus custos operacionais?

Existem diversas maneiras de levantar e calcular os custos operacionais da empresa. Se você nunca fez isso antes, a regra mais básica é:

  1. Faça o levantamento consultando cara área da empresa
  2. Tenha o valor médio de suas despesas nos 3 últimos meses
  3. Divida pela média de vendas (faturamento) desse mesmo período

O que você precisa ter em mente é que a precificação do seu produto ou serviço está diretamente ligada a esses custos. Assim, para ter lucro, é preciso saber quanto se está gastando de forma recorrente e sólida.

Faturamento x custos: para onde está indo o dinheiro?

Um faturamento abaixo dos custos operacionais da sua empresa resultam em:

  • lucratividade diminuída ou insuficiente para a manutenção do negócio
  • baixa competitividade
  • diminuição de previsibilidade
  • impossibilidade de fazer com que a empresa cresça financeiramente, gerando estagnação.

Depois de fazer o levantamento dos seus custos, você já conseguiu identificar para onde está indo o dinheiro?

Um dos maiores gaps em empresas são custos escondidos como, por exemplo, faturas de conta de luz mais altas do que deveriam ser ou multas por atrasos. O gerenciamento de utilities é primordial para manter os custos operacionais bem à vista.

Como diminuir os custos operacionais?

Como você já percebeu, diminuir custos operacionais vai fazer com que você estabeleça uma conexão com todas as áreas da empresa: é imprescindível conhecer quanto custa cada uma para iniciar a redução. 

Diminua desperdícios aproximando-se da equipe

Ficar perto das lideranças do seu time, requerendo relatórios e observações vai fazer com que você tenha uma visão total do negócio. Assim, pode alinhar uma melhor comunicação com os membros para que eles otimizem o uso de ferramentas, economizem luz, água etc e tenham mais consciência corporativa nesse sentido.

Renove softwares e hardwares

Muitas vezes, a compra de alguma ferramenta pode ser vista como custo, mas é, na verdade, um investimento. Ter um projeto de luz adequado à necessidade da empresa, por exemplo, faz com que haja uma contenção de gastos. 

Tenha KPIs bem organizados

Métricas de desempenho fazem com que você tome decisões mais acertadas. Mantenha faróis para cada time em relação ao uso que estão fazendo de utilities, por exemplo.

Renegocie com seus fornecedores

Já verificou que há custos antigos e que devem ser pagos? Renegocie. Isso porque a soma de custos anteriores aos atuais pode virar uma bola de neve, impactar na lucratividade e na competitividade pois impactará também na precificação dos seus produtos/serviços.

Tenha um BPO de utilities ou terceirize a gestão de utilities

Muitas vezes, fazer o levantamento de custos de utilities pode ser complicado: são muitos números e possibilidades de erro. Uma fatura de energia, por exemplo, pode esconder gastos que você não está vendo.

Ter uma empresa especializada em rastrear esses gastos e otimizar seus custos – o chamado BPO de Utilities –  é uma ótima ideia para a sua gestão. É a decisão que muitas empresas de sucesso tomam.

E então? Como você está vendo e otimizando seus custos operacionais? Quer saber mais sobre BPO de Utilities? Leia no nosso artigo:

BPO de Utilities: o que saber?

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